Biuletyn Informacji Publicznej
URZĘDU MIASTA I GMINY W DOBRZYNIU NAD WISŁĄ

Załącznik nr 1 do regulaminu działania Komisji Przetargowych.


Miejscowość, Dobrzyń nad Wisłą dn. .......................................... r.

---------------------------------------------------
pracownik odpowiedzialny za postępowanie Wnoszący

Załącznik nr 2 do regulaminu działania Komisji Przetargowych.

Regulamin działania Komisji Przetargowej do procedur przetargowych prowadzonych zgodnie z Prawem zamówień publicznych.

§ 1.

Regulamin normuje działanie Komisji Przetargowej w Urzędzie Miasta i Gminy w Dobrzyniu nad Wisłą, powołanej zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą. Komisji zwanej dalej Komisją.

§ 2.

1. Do zadań Komisji należy w szczególności:

1) wnioskowanie o zatwierdzenie zmiany wyboru trybu udzielania zamówienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959 i Nr 116, poz. 1207), zwanej dalej ustawą;

2) wnioskowanie o zatwierdzenie projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (fakultatywne);

3) wnioskowanie o zatwierdzenie i wystosowanie pism, a szczególnie ogłoszeń, zaproszeń do udziału w postępowaniu lub wniosków o wydanie decyzji administracyjnych (fakultatywne);

4) wnioskowanie o zatwierdzenie wprowadzenia poprawek do specyfikacji przed upływem terminu składania ofert (fakultatywne);

5) kontrolowanie na bieżąco wydawania specyfikacji istotnych warunków zamówienia (fakultatywne);

6) prowadzenie negocjacji i zebrań z wykonawcami przed upływem terminu składania ofert (fakultatywne) albo, w przypadku udzielania zamówienia z wolnej ręki, prowadzenie rokowań dotyczących ostatecznej treści umowy;

7) dokonanie otwarcia ofert (fakultatywne);

8) żądanie udzielenia przez oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert;

9) wnioskowanie o wykluczenie oferentów;

10) wnioskowanie o odrzucenie ofert;

11) wnioskowanie o poprawienie omyłek rachunkowych i pisarskich;

12) wnioskowanie o powołanie rzeczoznawców i o zlecenie przeprowadzenia specjalistycznych analiz materiałów ofertowych;

13) wnioskowanie o przedłużenie terminu związania ofert;

14) wnioskowanie w protokole o dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty;

15) przeanalizowanie ewentualnych zapytań, protestów i odwołań oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na nie; przewodniczący Komisji w porozumieniu ze specjalistą ds. Zamówień Publicznych określa termin, w którym właściwy podmiot organizacyjny zobowiązany jest złożyć wyjaśnienia do wszystkich kwestii prowadzonego postępowania, których zapytanie, protest lub odwołanie dotyczy i wnioskowanie o wystosowanie informacji o wniesieniu protestu oraz o rozstrzygnięciu protestu;

16) wnioskowanie w protokole o unieważnienie postępowania.

2. Ramowe porządki obrad Komisji stanowią załączniki nr 3, 4, 5 i 6 do regulaminu udzielania zamówień publicznych.

3. Przewodniczący Komisji może zmodyfikować porządek obrad konkretnych posiedzeń dołączając zmodyfikowany porządek z uzasadnieniem do dokumentacji postępowania.

4. Komisja działa na dowolnej, uzasadnionej wagą sprawy liczbie posiedzeń, zależnie od potrzeb.

§ 3.

1. Wnioski, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-4 i 8-16 mogą stanowić faktyczne projekty odpowiednich pism.

2. Dokumenty Komisji, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 14 i 16 podpisują wszyscy uczestniczący w obradach członkowie Komisji.

3. Dokumenty Komisji, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-4, 8-13 i 15 podpisuje przewodniczący Komisji.

4. W przypadku nieobecności podczas obrad Komisji przewodniczącego Komisji, dokumenty Komisji, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-4, 8-13 i 15 podpisuje jego zastępca lub sekretarz Komisji.

5. Komisja składa wnioski, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-4 i 8-16 Kierownikowi jednostki, za pośrednictwem przewodniczącego Komisji, a przypadku nieobecności podczas obrad Komisji przewodniczącego, za pośrednictwem Zastępcy lub Sekretarza Komisji.

6. Członek komisji przez podpisanie odpowiedniego dokumentu komisji bierze odpowiedzialność za swoje działania w zakresie, w jakim zostały mu powierzone obowiązki, zgodnie z art. 18 ust. 2 i art. 21 ust. 3 p.z.p.

§ 4.

Przewodniczący Komisji a pod nieobecność Przewodniczącego jego zastępca w szczególności:

1) organizuje obrady Komisji;

2) zwołuje zebrania Komisji z inicjatywy własnej lub członka Komisji;

3) przewodniczy obradom Komisji;

4) instruuje członków Komisji o ustawowych wymaganiach udzielania zamówień publicznych;

5) nadzoruje pracę Sekretarza Komisji;

6) odbiera oświadczenia członków Komisji w sprawach, o których mowa w art. 17 p.z.p. i włącza do dokumentacji postępowania, a także niezwłocznie wnioskuje o wyłączenie z udziału w postępowaniu członka Komisji, który nie złoży oświadczenia o braku zaistnienia okoliczności lub złoży oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, lub złoży oświadczenie niezgodne z prawdą; w takim przypadku przewodniczący Komisji zawiesza działanie Komisji do czasu wyłączenia członka Komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy.

§ 5.

Sekretarz Komisji w szczególności:

1) sporządza listy obecności wykonawców i członków Komisji;

2) sporządza protokół postępowania;

3) wykonuje czynności obsługowo-biurowe na rzecz Komisji;

4) prowadzi obrady Komisji w zastępstwie przewodniczącego i zastępcy przewodniczącego.

§ 6.

1. Komisja może obradować, gdy wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o posiedzeniu przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem i gdy obecnych jest co najmniej połowa członków Komisji, a w tym przewodniczący lub jego zastępca, lub sekretarz Komisji.

2. Wystosowanie zaproszenia bez wyprzedzenia jest możliwe, jeżeli kontynuowanie obrad zostało przeniesione przez Komisję Przetargową na ten sam lub najbliższy dzień.

§ 7.

1. Komisja podejmuje decyzje w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów albo w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie zsumowania indywidualnie przyznanych przez członków komisji punktów zgodnie z kryteriami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

2. W przypadku równej liczby głosów oddanych ,,za” i ,,przeciw” rozstrzyga głos osoby prowadzącej obrady.

3. Bezpośrednio po głosowaniu każdy z członków Komisji Przetargowej może napisać zdanie odrębne i załączyć je do protokołu.

§ 8.

Wszelkie informacje uzyskane przez członków Komisji podczas pracy w Komisji lub na zlecenie Komisji są objęte tajemnicą.

Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Ramowy porządek obrad pierwszego zebrania Komisji Przetargowej.

1. Sprecyzowanie określenia przedmiotu zamówienia.

2. Wskazanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia trybu udzielenia zamówienia.

3. Zaakceptowanie oszacowania wartości zamówienia.

4. Sporządzenie lub zaakceptowanie projektów pism wychodzących w imieniu zamawiającego, a w szczególności:

1) specyfikacji istotnych warunków zamówienia;

2) ogłoszeń lub zaproszeń;

3) wystąpień o wydanie decyzji administracyjnych.

Załącznik nr 4 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Ramowy porządek otwarcia ofert.

1. Powitanie, odczytanie nazwy i adresu zamawiającego oraz nazwy zamówienia nadanej przez zamawiającego.

2. Odczytanie składu Komisji Przetargowej.

3. Zapytanie o oświadczenia oferentów przed otwarciem ofert i oświadczenie o możliwości składania oświadczeń podczas całej procedury otwierania ofert.

4. Ogłoszenie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

5. Otwarcie ofert i wpisanie do protokołu:

1) nazw;

2) adresów;

3) cen;

4) terminów wykonania;

5) okresów gwarancji (ewentualnie, zależnie od treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia);

6) warunków płatności (ewentualnie, zależnie od treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia).

6. Zapytanie o oświadczenia oferentów po otwarciu ofert.

7. Zakończenie procedury jawnego otwarcia ofert.

Załącznik nr 5 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Ramowy porządek zebrania Komisji Przetargowej w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty.

1. Rozpoczęcie obrad.

2. Przedstawienie członków Komisji Przetargowej i odczytanie przedmiotu zamówienia.

3. Rozdanie ,,Oświadczeń członka Komisji Przetargowej” o braku podlegania wyłączenia zgodnie z art. art. 17 ust. 1 ustawy i obowiązku podpisania stosownego oświadczenia na druku ZP–11 (w przypadku zaistnienia przesłanek wyłączenia na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy członek zostaje wyłączony z członkostwa w Komisji Przetargowej).

4. Przedstawienie oferentów, którzy złożyli oferty.

5. Wypełnienie oświadczeń przez członków Komisji Przetargowej.

6. Zebranie wypełnionych oświadczeń i dołączenie ich do dokumentacji postępowania.

7. Przedstawienie warunków składania ofert, badanie ofert pod względem formalnym i przedstawienie uwag do poszczególnych ofert oraz wystosowanie wniosków dotyczących:

1) żądania udzielenia przez oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert;

2) wnioskowania o wykluczenie oferentów;

3) wnioskowania o odrzucenie ofert;

4) wnioskowania o poprawienie omyłek rachunkowych i pisarskich;

5) przeprowadzenia specjalistycznych analiz złożonych ofert;

6) przedłużenia terminu związania ofertą;

7) wezwania wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, do uzupełnienia tych dokumentów w określonym terminie, jeżeli ich nieuzupełnienie skutkowałoby unieważnieniem postępowania – art. 26 ust. 3 p.z.p.;

8. Sporządzenie zestawień wykluczonych oferentów i odrzuconych ofert.

9. Przedstawienie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia.

10. Przypomnienie sposobu głosowania i przyznawania punktów.

11. Dyskusja i wyjaśnianie wątpliwości dotyczących złożonych ofert oraz zapoznanie z ewentualnymi opiniami biegłych o ofertach.

12. Indywidualna ocena ofert według kryteriów i przyznanie punktów poszczególnym ofertom i podsumowanie punktacji.

13. Ogłoszenie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty i wpisanie do protokołu.

14. Podpisanie protokołu przez wszystkich członków Komisji Przetargowej.

15. Umożliwienie, bezpośrednio po podpisaniu protokołu, członkom Komisji Przetargowej napisania zdania odrębnego i załączenie go do protokołu.

16. Zamknięcie obrad.

Załącznik nr 6 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Ramowy porządek zebrania Komisji Przetargowej w sprawie rozpatrzenia zapytania, protestu lub odwołania.

1. Rozpoczęcie obrad. Zapoznanie zebranych z treścią zapytania, protestu lub odwołania.

2. Przeanalizowanie treści zapytań, protestów lub odwołań, a w szczególności zbadanie czy pismo zostało wniesione w odpowiednim terminie przez uprawniony podmiot i czy pismo jest zasadne oraz zgodne z przepisami prawa.

3. W razie konieczności wystosowanie – w porozumieniu ze specjalistą ds. Zamówień Publicznych – do właściwego podmiotu organizacyjnego żądania złożenia w określonym terminie wyjaśnień do kwestii prowadzonego postępowania, których zapytanie, protest lub odwołanie dotyczy.

4. Przygotowanie – w porozumieniu ze specjalistą ds. Zamówień Publicznych i ewentualnie z radcą prawnym – projektu odpowiedzi na zapytanie albo projektu rozstrzygnięcia protestu, albo porządku działań w sprawie odwołania.

5. Przedstawienie kierownikowi jednostki zamawiającej do zatwierdzenia przez przewodniczącego Komisji odpowiedzi na zapytanie, rozstrzygnięcia protestu albo porządku działań w sprawie odwołania.

Załącznik nr 7 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Ramowa uchwała z pierwszego posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia ..........................

1. Komisja Przetargowa została powołana do przygotowania postępowania i wyboru najkorzystniejsze oferty na ....................................................

2. Komisja na swoim pierwszym posiedzeniu rozpatrzyła dokumenty i wnosi o zatwierdzenie:

1) określenia przedmiotu zamówienia ................................................;

2) trybu udzielenia zamówienia, jakim jest ..........................................., zgodnie z Prawem zamówień publicznych art. ................................;

3) oszacowania wartości zamówienia w kwocie (bez VAT) ..........................., które zostało dokonane na podstawie ........................................................................;

4) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, który stanowi załącznik nr 1;

5) projektu ogłoszenia* zaproszenia*, który stanowi załącznik nr 2;

6) projektu wystąpienia o wydanie decyzji administracyjnej, który stanowi załącznik nr 3.

3. Komisja po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki uchwały i pism stanowiących załączniki do uchwały przeprowadzi postępowanie i przedstawi propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty.

* niepotrzebne skreślić