Biuletyn Informacji Publicznej
URZĘDU MIASTA I GMINY W DOBRZYNIU NAD WISŁĄ

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W URZĘDZIE MIASTA I GMINY DOBRZYŃ NAD WISŁĄ .

Spis treści.

1. Podsumowanie ogólne....................................................................... str 1

2.Podział akt na kategorie archiwalne ................................................. str 1

3.Organizacja archiwum zakładowego................................................. str 2

4.Lokal archiwum zakładowego ........................................................... str 2

5.zakres działania archiwum zakładowego........................................... str 3

6.Obowiązki pracownika archiwum ......................................................str 3

7.Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego ....................str 3

8.Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum zakładowym ...............str 4

9.Udostępnienie akt .................................................................................str 5

10.Wydzielanie akt i przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na
makulaturę .............................................................................................str 6

11.Nadzór nad archiwum zakładowym ....................................................str 7

Załączniki :

1.Spis zdawczo-odbiorczy akt.

2.Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.

3.Spis zdawczo-odbiorczy akt, materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego.

4.Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie .

5.Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.

6.Karta udostępnienia akt .

7.Protokół stwierdzający uszkodzenia lub zaginięcie wypożyczonej dokumentacji.

Instrukcja

W sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad postępowania z dokumentacją w Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą.

I Postępowanie ogólne

1.Na podstawie art. 33 i 34 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr. 38 poz. 173 z późniejszymi zmianami) wprowadza się instrukcję określającą organizację i zakres działania archiwum zakładowego.

2.Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją powstającą , nadsyłaną i składowaną w Urzędzie Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą.

3.Oddzielne archiwum zakładowe prowadzi Urząd stanu Cywilnego Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą.

4.Postępowanie z dokumentacją zawierającą tajemnicę państwową i służbową, dokumentacją na nośnikach elektronicznych – regulują odrębne przepisy.

II Podział akt na kategorie archiwalne.

1.Dokumentację powstającą, nadsyłaną i składowaną w Urzędzie Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

a) Materiały archiwalne – to akta będące źródłem informacji o wartości historycznej. Stanowią one część składową państwowego zasobu archiwalnego i są przeznaczone do wieczystego przechowywania. Do oznaczenia kategorii materiałów stosuje się symbol „A”.

b) Dokumentację niearchiwalną – są to akta , które mają jedynie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej stosuje sie symbol się symbol „B”, z tym że:

- symbol „B”, z dodatkiem cyfry arabskiej oznacza sie dokumentację niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu: okres przechowywania liczby sią w pełnych ratach kalendarzowych,
poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy.

- symbolem „Bc” - oznacza sie akta, które po pełnym ich wykorzystaniu mogą być przekazane na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych i stanowisk pracy pod kontrolą pracownika prowadzącego archiwum zakładowe

- symbolem „BE” - dodatkiem cyfry arabskiej oznacza się dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. W przypadku kat. BE 10)

- po upływie 10 lat podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, trść znaczenie.
Ekspertyzę przeprowadza właściwy archiwum państwowe które, może przeklasyfikować dokumentacje do materiałów archiwalnych (kat. A).

2.Podział akt na materiały archiwalne (akta kat. A) oraz dokumentację niearchiwalną (akta kat B) ustalony jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków między gminnych, stanowiących załącznik nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku – w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112 poz. 1319)

3.Dokumentacje niearchiwalną archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalonej dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Tak więc w przypadku kat. B5 teczka zawierająca akta sprawy zakończonej w styczniu 2002 rok może być wybrakowane nie wcześnie niż w roku 2008.

III Organizacje archiwum zakładowego

1. Archiwum zakładowe Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń n. Wisłą prowadzone jest przez pracownika Urzędu Miasta i Gminy wyznaczonego przez Burmistrza . Zajmuje się przyjmowaniem dokumentacji z komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy , jej przechowywaniem , ewidencjowaniem udostępnieniem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

2. Archiwum zakładowe przechowuje dokumentacje wytworzoną przez komórki własnego urzędu oraz :

- dokumenty wytworzone przez Miejsko- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jako depozyt

- dokumenty wytworzone przez Zespół Obsługi Szkół jako depozyt

IV Lokal archiwum zakładowego

1.Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać :

a) pomieszczenie biurowe , służące do pracy biurowej pracownika archiwum i udostępnienia akt ,

b) magazyn służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnych.

2.Lokal archiwum powinien być suchy, równie ocieplony w ciągu całego roku , nie narażony na narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych .

3.Magazyn archiwalny powinien być zabezpieczony przed włamaniem , solidne drzwi zaopatrzone mocne zamki i okratowane okna .

4.Wymagana temperatura w pomieszczeniu archiwalnym winna wynosić 16 – 18 C, a wilgotność 55 – 65 %

5.Umeblowanie archiwum zakładowego powinno składać się z metalowych regałów i podstawowego sprzętu biurowego .

6.Regałów w magazynie powinny być ustawione prostopadle do otworów okiennych. Odstęp między regałami winien wynosić 70-90 cm . Wysokość półek regałowych powinna być dostosowana do wymiaru dokumentację Pierwsza od dołu półkę regału umieszcza się co
najmniej 12 cm od podłogi .Odległość między górną półką regału a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm ( wymaga tego konieczność przepływu powietrza ) .

7.Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe , lokal archiwum musi być wyposażonej w niezbędny sprzęt przeciwpożarowy : gaśnice proszkowe , worki ewakuacyjne.

8.W magazynie nie wolno używać żelaznych pieców , otwartych grzejników ani też palić tytoniu.

9.W lokalu archiwum nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

10.Magazyn archiwum należy wyposażyć co najmniej termohigrometr najmniej w razie potrzeby reagować na rażące zmiany temperatury najmniej wilgotność powietrza . Co najmniej dwa razy w roku w magazynie należy przeprowadzić gruntowe odkurzanie przy pomocy odkurzacza , ponadto magazyn archiwalny winien być systematycznie wietrzony .

11.Prawo wstępu do magazynu archiwum mają wyłącznie : pracownik prowadzący archiwum, bądź osoba go zastępująca, ich przełożeni a także upoważnieni przedstawicieli organów kontroli.

V Zakres działania archiwum zakładowego.

Do zadań archiwum zakładowego należy:

1. Przejmowanie dokumentacji z poszczególnych referatów stanowisk samodzielnych oraz współpraca w tym zakresie.

2. Opracowanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji.

3. Udostępnianie akt osobom upoważnionym.

4. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akta kat. B), udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

VI Obowiązki pracownika archiwum.

1.Za działalność archiwum zakładowego odpowiada Burmistrz Miasta i Gminy, który wyznacza pracownika do prowadzenia archiwum.

2.Pracownik archiwum zakładowego musi legitymować się co najmniej wykształcenie średnim oraz specjalistycznym przeszkoleniem I stopnia w zakresie prowadzenia archiwum.

3.Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy:

a) realizacja zadań wymienionych w rozdziale V,

b) dbanie o czystość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami,

c) sporządzanie rocznego sprawozdania (ilościowego zestawienia przyjętej dokumentacji z referatów i stanowisk samodzielnych w podziale na kat. A i B, materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej, dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę). Sprawozdanie przesłać do wiadomości do Archiwum Państwowego, każdego roku w miesiącu grudnia.

4.Pracownik archiwum zakładowego obowiązany jest znać strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w urzędzie oraz na bieżąco zaznajomić się z przepisami prawnymi dotyczącymi archiwum.

5.Pracownik archiwum zakładowego odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.

6.W przypadku zmiany na stanowiska archiwisty zakładowego osoba dotychczas prowadząca sprawy archiwum zobowiązana jest protokolarnie przekazać swoje obowiązki następcy.

VII Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

1.Okres przechowywania dokumentacji w referatach i na stanowiska samodzielnych oraz sposób jej przekazywania do archiwum zakładowego określają postanowienia & 34 do 38 „Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych” wprowadzone rozporządzenie z dnia 22 grudnia 1999 roku Prezesa Rady Ministrów (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami).

2.Szczegółowy terminarz przekazywania przez referaty i samodzielne stanowiska dokumentacji do archiwum zakładowego opracuje pracownik archiwum zakładowego w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym.

3.Poszczególne referaty i samodzielne stanowiska przekażą uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego wg ustalonego terminarza.

4.Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu jej przez pracowników wytwarzających akta.

a) w odniesieniu do akt kat. A ( materiałów archiwalnych ) należy :

- ułożyć akta wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej sprawami wg spisu spraw , w ramach spraw chronologicznych, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu ,

- wyłączyć zbędne egzemplarze tych samych pism i akt kategorii Bc,

- usunięcie wszystkie części metalowe, wtórniki pism, przesznurować całość akt , ponumerować stron ołówkiem zwykłym i oznaczyć na wewnętrznej spodniej stronie okładki liczbę stron zawartych w teczce,

- ułożyć teczki , księgi, regały wg haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wyrazu akt

- opisać teczki aktowe przez umieszczenie na tytułowej stronie na środku góry – pełnej nazwy urzędu i referatu lub stanowiska samodzielnego, w lewym górnym rogu- znaku złożonego z symbolu literowego referatu lub stanowiska samodzielnego i symbolu cyfrowego z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

- sporządzić spis zdawczo-odbiorcze w maszynie w 4-ch egzemplarzach , 3 egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych są przeznaczone na archiwum zakładowego , 1 egzemplarz zatrzymuje referat lub pracownik na samodzielnym stanowisku przekazujący akta,
Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych należy przekazać do Archiwum Państwowego we Włocławku. W przypadku zniszczenia teczek akt kat. A należy je wymienić na nowe. Zgodnie z & 46 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej protokół z sesji należy oprawić introligatorko .

b) w obniesieniu do kat. B – należy :

- ułożyć teczki, księgi , rejestry itp. Wg haseł jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku,

- sporządzić spisy zdawczo-odbiorcze w 3-ch egzemplarzach , 2 egzemplarze spisów zdawczo-odbiorcze są przeznaczone dla archiwum zakładowego, 1 egzemplarz referat lub pracownik na samodzielnym stanowisku przekazujący akta ,

- w lewym dolnym rogu oznaczyć teczki ołówkiem wg kolejności (1.p) spisu zdawczo-odbiorczego.

5.Pracownik prowadzący archiwum zakładowe może odmówić przyjęcia akt w następujących przypadkach :

a) jeżeli stwierdzi , że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami,

b) gdy stwierdzi, że w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy lub niedokładności.

6.O powodach nie przyjęcia akt pracownik archiwum zakładowego zawiadamia bezpośredniego przełożonego , podając przyczyny tej decyzji.

VIII Przechowywanie i ewidencja akt archiwum zakładowym.

1. Ewidencję akt w archiwum zakładowym prowadzi pracownik sprawujący opiekę nad zasoby archiwum i tak:

- nadaje kolejny numer spisom zdawczo-odbiorczym ,

- na przyjętych teczkach wpisuje swoją sygnaturę , na którą składa się numer spisu zdawczo-odbiorczym, łamany przez numer pozycji danego spisu,

- spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych

2. Na spisie zdawczo-odbiorczym w rubryce 7 pracownik archiwum wpisuje miejsce przechowywania akt w archiwum, wpisuje numer regału i półki . W tym celu poszczególne regały należy oznaczyć cyframi rzymskimi, a półki liczbami arabskimi.

3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum są :

a) spisy zdawczo-odbiorcze (załączniki nr 1 do niniejszej instrukcji ) ,

b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje sie poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje sie im kolejną numerację (załączniki nr 2),

c) spisy zdawczo – odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (załącznik nr 3),

d) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr 4),

e) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 5),

f) karta udostępnienia dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza obręb (załączniki nr 6),

g) protokół stwierdzający uszkodzenia lub zaginięcia wypożyczonej dokumentacji (załącznik nr 7).

4. W archiwach mogą być stosowane w miarę potrzeb inne pomocnicze środki ewidencyjne.

5. Środki ewidencyjne wymienione w p-kcie 3, z wyjątkiem kart udostępnienia należą do akt kat. A i należy je przechowywać w oddzielnych teczkach.

6. Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:

a) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze spisów ułożone wg kolejności spisów zdawczo-odbiorczych

b) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych w podziale na poszczególne komórki organizacyjne

7. Materiały archiwalne (akta kat. A) należy przechowywać na oddzielnych regałach w jednej części archiwum, w drugiej – dokumentację niearchiwalną (akta kat. B). W ramach poszczególnych kategorii archiwalnych, jeśli wielkość magazynu na to pozwala, akta powinny być ułożone wg referatów oraz stanowisk samodzielnych urzędu. Z braku miejsca , dokumentację należy układać w kolejności napływu z referatów i poszczególnych stanowisk samodzielnych nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

IX. Udostępnianie akt.

1.Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację do celów służbowych i naukowo-badawczych.

2.Udostępnianie dokumentacji do celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika referatu lub pracownika stanowiska samodzielnego, samodzielnego z którego dokumentacja pochodzi, na podstawie karty udostępniania. Na udostępnienie dokumentów zlikwidowanego referatu zgodę wyraża osoba lu kierownik referatu, który przyjął jej zakres działania lub jeśli nie można ustalić takiej komórki lub stanowiska – sekretarz gminy.

3.Udostępnienia akt do celów naukowo-badawczych, środków masowego przekazu, wymagana jest za każdym razem zgoda sekretarza gminy i odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami:

a) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późniejszymi zmianami),

b) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883),

c) inne obowiązujące przepisy.

4.Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum na podstawie kart udostępnienia akt.

5.W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może udostępniania poza lokal urzędu za zgodą Burmistrza na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanej instytucji. W takim przypadku dokumentacje znajdującą sie w teczce należy ponumerować oraz sporządzić jej spis i opis (np. Załączniki w postaci planów, luźnych dokumentów, stan zachowania akt, braki itp.).

6.Poszukiwanie materiałów w archiwum dokonuje wyłącznie pracownik archiwum, który w miejsce wyjętej z półki teczki wkłada kartonową zakładkę.

7.Osoby korzystające z materiałów archiwum ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji zwrot w wyznaczonym terminie.

8.Przy odbiorze akt w razie stwierdzenia braków i uszkodzeń, pracownik archiwum sporządza protokół, który podpisuje osoba, której udostępniono dokument i jej bezpośredni przełożony, który wydał zezwolenie na udostępnienie dokumentacji.
Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, z których 1 włącza się miejscu zgubionych dokumentów, 2 egz. Przechowuje pracownik archiwum w specjalnej teczce, a 3 egz. Otrzymuje kierownik komórki.

9.Sekretarz Urzędu Miasta i Gminy przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.

X. Wydanie akt i przechowywanie dokumentacji niearchiwalne na makulaturę

1. W I kwartale każdego roku pracownik prowadzący archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielania zgromadzonej dokumentacji w archiwum w celu:

a) wyłączania materiałów archiwalnych (kat ;;A;;) podlegających przekazaniu do archiwum państwowego.

b) wyłączania na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej , której upłynął termin przechowywania

c) wyłączanie dokumentacji kat BE podlegającej w danym roku ekspertyzie archiwum państwowego

2. Pracownik sprawujący opiekę nad archiwum zakładowym sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę w dwóch egzemplarzach

- Burmistrza Urzędu Miasta i Gminy powołuje komisję oceny dokumentacji niearchiwalnej w skład której wchodzą :

a) Sekretarz Urzędu Miasta i Gminy

b) Pracownik stanowiska ( komórki) . Którego dokumentacja podlega wydzieleniu

3. Komisja nie może zmienić kwalifikacje akt zaliczanych do materiałów archiwalnych ( kat „A '') , może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (akta kat. „B” ) do materiałów archiwalnych za zgodą archiwum państwowego, a także przedłużyć termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnych.

4. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnych zakwalifikowanej na makulaturę wraz z jej spisem komisja przekłada do zatwierdzenia kierownikowi referatowi , stanowiska samodzielnego , z którego dokumentacja pochodzi oraz Sekretarzowi gminy

5. Jeden egzemplarz protokółu oceny dokumentacji wraz ze spisem tej dokumentacji należy przesłać do archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę .

6. Dokumentację przeznaczoną na makulaturę należy wydzielić i przechowywać w kolejności pozycji spisu , do czasu otrzymania zezwolenia na jej zniszczenie . Z dokumentacji należy wyłączyć oryginały dokumentów osobistych jak np. Metryki , świadectwa , zaświadczenia itp. Dokumenty te należy przechowywać w archiwum zakładowym i zwróci na żądanie zainteresowanym osobom za pośrednictwem referatu lub stanowiska samodzielnego , który akta przekazał

7. Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania . O d decyzji archiwum państwowego służy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego

8. Archiwum Państwowego wydaje zezwolenie na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje wraz ze spisem wybrakowanych akt , drugi jest przeznaczony dla zbiorczy makulatury.

9. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego dokonuje przekazania akt na makulaturę , a w spiskach zdawczo-odbiorczych(w rubryce 8) dokonuje adnotacji o zniszczeniu tej dokumentacji .

10.Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne ( kat. ''A'') do archiwum państwowego po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia, po uprzednim ich uporządkowaniu , zgodnie z postanowieniem zawartym w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)

11.Koszty związane z przekazaniem materiałów do archiwum państwowego ponosi Urząd Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą.

XI. Nadzór nad archiwum zakładowym.

1.Prawo kontroli archiwum zakładowego ma sekretarz Miasta i Gminy w Dobrzyniu nad Wisłą oraz inne osoby upoważnione przez Burmistrza Miasta i Gminy.

2.Prawo kontroli archiwum zakładowego mają przedstawiciele właściwego terytorialnie archiwum państwowego, które sprawują nadzór nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym.

3.Przedstawiciel archiwum państwowego sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli i wydaje zalecenia pokontrolne do realizacji których jest zobowiązana kontrolowana jednostka organizacyjna.